نقش راهکارهای جامع سازمانی (ERP) در تحول دیجیتال

محمد مرشدی، کارشناس ارشد توسعه کسب‌وکار راهکار جامع سازمانی فناپ زیرساخت

راهکارهای جامع سازمانی از جمله استفاده از نرم افزار ERP در دنیا مورد استفاده قرار گرفته که استفاده از آن برای تحول دیجیتالی در سازمان‌ها و صنایع اجتناب ناپذیر است.

سیستم‌های MRP که برای برنامه‌ریزی مواد در سال ۱۹۶۰، بکار آمد زمینه‌ساز ابداع اصطلاح ERP در سال ۱۹۹۰ شد و امروزه راهکارهای جامع سازمانی بعنوان کاتالیزور دستیابی به تحول دیجیتال در صنایع مختلف جزئی جدایی‌ناپذیر از کسب‌وکارها شده است.

تصور اولیه از کارایی این سیستم‌ها، فقط برنامه‌ریزی مواد و تولید، در شرکت‌ها بود، اما در سال ۱۹۹۰ با توجه به سایر نیازهای کسب‌وکارها، محققان گارتنر از اصصلاح ERP برای تعریف آن استفاده کردند و سیستم‌هایERP به یک پایگاه داده یکپارچه برای در اختیار داشتن اطلاعات از سراسر شرکت تبدیل شدند و عملکردهای دیگری مانند حسابداری، فروش و منابع انسانی (HR) را به ارمغان می‌آورند تا بعنوان یک منبع واحد از داده‌های دقیق برای همه کارکنان خدمت کنند و با پیشرفت تکنولوژی، در سال ۲۰۰۰ ارتباط با سایر سیستم‌ها مانند مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، اتوماسیون بازاریابی و مدیریت زنجیره تأمین (SCM) نیز در ERPبرقرار شد.

ERP کلید یکپارچه سازی کامل کسب‌وکار دیجیتال

نرم افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) یک پلتفرم یکپارچه برای ادغام عملیات و فرایندهای کسب‌وکار فراهم می‌کند. در ERP همه سیستم‌های نرم‌افزاری حیاتی شما متمرکز هستند. بنابراین با این ابزار چالش‌های سیستم‌های جزیره‌ای مانند ورود داده‌های اضافی، داده‌های نادرست و عدم امکان مشاهده عملکرد شفاف را برطرف می‌شود. راهکارهای جامع سازمانی از طریق یک سیستم داده متمرکز، دید دقیقی از عملکرد مالی و تجاری شرکت ارائه می‌دهند. این سیستم‌ها داده‌های تجاری ارزشمند را جمع آوری و آنها را قابل درک و عملی می‌کنند.

با متمرکز کردن داده‌ها، سیستم‌های ERP نیاز به ورود دستی داده‌ها و در نتیجه احتمال خطاهای انسانی را از بین می‌برند. نرم افزار ERP همچنین امکان بروز رسانی لحظه‌ای داده‌ها را در سراسر سیستم و ردیابی و نظارت مستقیم بر فرایندهای تجاری را فراهم می‌کند. دسترسی فوری به اطلاعات کسب‌وکار در زمان واقعی به صاحبان و مدیران شما قدرت می‌دهد تا تصمیمات تجاری هوشمندانه‌تر و آگاهانه‌تری بگیرند.

راهکارهای جامع سازمانی پسا مدرن- دوره چهارم

راهکار جامع سازمانی هم‌اکنون در دوره چهارم خود، بیش از یک نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع بشمار می‌رود و در بسیاری از شرکت‌های بزرگ جزئی از استراتژی است. در این دوره اکوسیستم نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی باید افزون بر مشتریان و تامین‌کنندگان، شامل شرکا، رقبا و سایر ذی‌نفعان را نیز بشود که ظرفیت تغییر این نقش‌ها را هم داشته باشد.

راهکار جامع سازمانی در دوره چهارم خود، فرصت‌های جدیدی را برای امور مالی ارائه می‌دهد تا معاملات را آسان‌تر ومطمئن‌تر کند، تحلیل‌هایی با قابلیت پیشبینی بهتر ارائه کند، برنامه‌ریزی راهبردی را بهبود بخشد و با مجموعه یکپارچه برنامه‌های تجاری، ستون فقرات تحول مالی باشد.

نیاز به ایجاد، مدیریت و درک داده‌ها در دوره چهارم ERP بسیار مهم است. راهکارهای جامع سازمانی امروزه، باید نتایج کسب‌وکار دیجیتالی را امروز تکمیل و امکان‌پذیر کنند، و همچنین چابکی و انعطاف‌پذیری را برای سرعت بخشیدن به پذیرش برای پیشرفت‌های تکنولوژیکی در آینده فراهم کنند.

ترندهای مهم ERP در صنعت ۴

اما برای استفاده از راهکار جامع سازمانی که بتواند نقش مؤثری در تحول دیجیتال ایفا کند، باید از نرم‌افزارهایی استفاده کرد، که از لحاظ ساختار ذخیره‌سازی داده‌ها، به‌روز باشند و قابلیت بهره‌برداری از این اطلاعات را داشته باشند. برخی از مهم‌ترین ترندهایی که هم‌اکنون با سیستم‌های ERP در عصر تحول دیجیتال وجود دارند شامل ۱۱ مورد زیر است:

۱. در مسیر بکارگیری اینترنت اشیا صنعتی (IIoT)

«اینترنت اشیا صنعتی» بمعنای اتصال ماشین‌های صنعتی به هم از طریق شبکه است. این فناوری بخش مهمی از صنعت ۴ است که جمع‌آوری داده‌ها مهم‌ترین مزیت آن است. اینترنت اشیا صنعتی، حجم بسیار بالایی از داده‌های دقیق و در لحظه را برای اتخاذ تصمیم‌های هوشمندانه‌تر و سریع‌تر در اختیار صاحبان کسب‌وکارها قرار می‌دهد.

اینترنت اشیا صنعتی، با موارد استفاده بالقوه در صنایع مختلف به سرعت در حال پذیرش است. به گفته کارشناسان MarketsandMarkets، بازار جهانی اینترنت اشیا صنعتی تا سال ۲۰۲۶ با نرخ رشد سالیانه ۷ درصد می‌تواند به ۱۰۶ میلیارد دلار برسد.

نسل نوین ERPها، اینترنت اشیا صنعتی را با قدرت پردازش ابری، هوش مصنوعی، یادگیری ماشین و تجزیه و تحلیل پیشرفته ترکیب می‌کند تا کارخانه‌ها و مراکز توزیع از هر زمانی هوشمندتر شوند.

ERPهای مجهز به اینترنت اشیا صنعتی می‌توانند قابلیت‌های زیر را به شرکت‌های تجاری ارائه کنند:

• محصولات هوشمند: اینترنت اشیا صنعتی بینش بهتری نسبت به کارایی محصول در حوزه‌ای خاص ارائه می‌کند.
• دارایی‌های هوشمند: با قابلیت مدیریت عملکرد دارایی، بر شرایط تولید و نگهداری محصولات نظارت می‌کند.
• زنجیره تأمین هوشمند: زنجیره تأمین را به سامانه‌ای بهم پیوسته تبدیل می‌کند که می‌تواند به روش‌های جدید و پویا پاسخ دهد.
• زیرساخت هوشمند: با دریافت و ارائه داده‌ها، امکان مدیریت هوشمند شرایط محیطی را فراهم می‌کند.
• حمل و نقل هوشمند: امکان ردیابی، پایش و تجزیه و تحلیل محصولاتی که از کامیون‌ها به کانتینرها منتقل می‌شوند را فراهم می‌کند.
• کارکنان هوشمند: با اطلاعات لحظه به لحظه جمع‌آوری‌شده از حس‌گرها و ماشین‌ها، ضریب توانایی کارکنان را افزایش می‌دهد.

۲. ERP با هوش مصنوعی

ادغام هوش مصنوعی (AI) با سیستم‌های ERP بمعنای افزودن ویژگی‌های پر زرق و برق نیست. بلکه در مورد ارائه مزایای واقعی و ملموس است که بر روی عملکرد کسب‌وکارها می‌تواند تأثیر قابل توجهی گذارد.

بینش بهتر از تجزیه و تحلیل داده‌ها: تجزیه و تحلیل‌های مبتنی بر هوش مصنوعی بینش‌های ارزشمندی را از داده‌های ERP ارائه می‌دهند و به تصمیم‌گیری بهتر کمک می‌کنند.

از مهم‌ترین مزیت‌هایی که ترکیب هوش مصنوعی با راهکارهای جامع سازمانی به ارمغان می‌آورد، عبارتند از:

•  فرایندها و گردش کار خودکار: هوش مصنوعی می‌تواند وظایف تکراری را خودکار کند و سیستم‌های ERP را کارآمدتر کند.
• افزایش بهره‌وری و کارایی: هوش مصنوعی با خودکارسازی وظایف، بهره‌وری و کارایی کارکنان را افزایش می‌دهد.
• گزارش‌دهی و پیش‌بینی بهبود یافته: با بهبود تجزیه و تحلیل در ERP با هوش مصنوعی، گزارش‌دهی و پیش‌بینی دقیق‌تر خواهد بود.
• افزایش تجربه مشتری و کارمند: ابزارهایی مانند چت‌ربات‌های مبتنی بر هوش مصنوعی و عوامل مجازی تعاملات را برای مشتریان و کارمندان بهبود می‌بخشد.
• تصمیم‌گیری بهبودیافته: هوش مصنوعی با بررسی نتایج داده‌های ERP، تصمیم‌گیری مبتنی بر داده را تسهیل می‌کند.
• اتوماسیون و کاهش خطای انسانی: اتوماسیون فرایند کسب‌وکار مبتنی بر هوش مصنوعی احتمال خطاهای انسانی در فرآیندهای ERP را کاهش می‌دهد.
• عملیات تولید بهینه شده: هوش مصنوعی مدیریت موجودی، نگهداری پیش بینی، تشخیص ناهنجاری و کنترل کیفیت را بهبود می‌بخشد. این باعث افزایش کارایی، زمان کار و توان عملیاتی می‌شود.

۳. توسعه ERP‌ های اختصاصی صنعتی

نرم‌افزارهای ERP بطور سنتی و عمومی برای طیف گسترده‌ای از صنایع و مشاغل طراحی شده‌اند. اما رفته رفته شرکت‌های بزرگ تولیدکننده این محصولات، در پی ارائه راهکارهای اختصاصی برای رفع نیازهای ویژه کسب‌وکارهای مختلف برآمده‌اند. در همین زمینه شرکت اپیکور، از برجسته‌ترین تولیدکنندگان ERP، گزارش داده است که در سال ۲۰۲۲، حدود ۹۵ درصد از صاحبان مشاغل اعتقاد دارند ERP آنها باید ویژه کسب‌وکار یا صنعت خودشان باشد، بنابراین مشتریان دیگر راهکارهای «یک نسخه برای همه» یا راهکارهای اختصاصی نشده در صنعت را نمی‌پسندند.

بر پایه نتایج همین مطالعه، مشتریان صنعتی احساس می‌کنند که به یک شرکت ارائه‌دهنده ERP صنعتی نیاز دارند، تا درخواست‌های تخصصی آنها را درک و محصولات مشتری محور و نوآورانه ارائه کند، از این رو برترین ارائه‌دهندگان ERP در جهان مانند اپیکور، مایکروسافت، اوراکل و SAP بطور قابل توجهی روی اکوسیستم‌های شرکای صنعتی خود سرمایه‌گذاری می‌کنند تا محصول خود را برای صنعت، خاص‌تر کنند.

ERP اختصاصی هر صنعت که بطور انحصاری برای همان صنعت طراحی شده است، به سفارشی‌سازی اندکی نیاز دارد، سریع‌تر پیاده‌سازی و با اختصاصی‌سازی صنعتی و با پیروی از به‌روش‌ها (Best Practices)ارائه می‌شود.

۴. تجربه استفاده موبایلی

با توجه به نفوذ روزافزون گوشی‌های هوشمند به محیط کار، سازندگان ERP با ارائه نسخه‌های سازگار با گوشی همراه محصول خود را کاربرپسندتر می‌کنند، با این اوصاف بعید نیست بزودی قابلیت‌های پیشرفته‌تر نسخه گوشی همراه مانند تشخیص صدا و واقعیت افزوده را هم ببینیم.

بطور کلی امروزه کسب‌وکارهای B2C و B2B ویژگی همه‌کانالی یا Omni-Channel پیدا کرده‌اند و مشتریان برای خرید و پشتیبانی از کانال‌های مختلف سنتی تا دیجیتالی استفاده می‌کنند.

برپایه یافته‌های مؤسسه مکنزی، ۹۴ درصد از پاسخ‌دهندگان، واقعیت امروز بازار را در قالب همه‌کانالی B2B ارزیابی می‌کنند و می‌گویند مشتریان‌شان به سه شکل حضوری، از راه دور و آنلاین خرید می‌کنند. افزون بر این طبق بررسی گوگل ۵۹ درصد از خریداران B2C می‌گویند که امکان خرید از طریق گوشی هوشمند در زمان تصمیم‌گیری برای خرید ضروری است.

با ارائه کانال‌های دیجیتالی متعدد در نسل نوین راهکارهای جامع سازمانی، شرکت‌ها می‌توانند تجربه‌های کاربری را یکپارچه و جذاب کنند. برای مثال، در محصولات جدید رفته رفته سازوکار «مدیریت ارتباط با مشتری» به یک پلتفرم کامل از دید تجربه مشتری ارتقا پیدا می‌کند زیرساختی که یکپارچه شده و از چند نقطه تماس دیجیتالی با مشتریان در تعامل است. چنین پلتفرمی شامل راهکارهای تجارت الکترونیک، درگاه‌های پشتیبانی و دستگاه‌های کارت‌خوان خرده‌فروشی همراه یکپارچه‌سازی عمیق با سایر ماژول‌های ERP هستند تا عملیات بازاریابی، فروش و پشتیبانی همه‌کانالی را فعال کنند.

۵. معماری‌های توزیع شده (Two-Tier ERP)

اکنون شرکت‌های مختلف بجای اتکا به ERPهای تک هسته‌ای(One Core) برای رفع تمام نیازهای خود در حوزه‌های تجاری و جغرافیایی به سمت معماری‌های غیرمتمرکز با یکپارچگی عمیق و مدیریت‌شونده می‌روند.

برترین سازندگان ERP در حال توسعه مدل‌های راهکارهای جامع سازمانی دولایه (Two-Tier ERP) و محصولات مدیریت‌شونده چند ابری برای مدیریت چشم‌انداز اپلیکیشن‌های تجاری توزیع‌شده هستند.

رویکرد ERPهای دولایه از دو ERP مختلف برای بخش‌های تجاری متمایز خود استفاده می‌کند. این رویکرد مبتنی بر درک این نکته است که طراحی دوگانه مقرون بصرفه است، به سرعت اجرا می‌شود و نسبت به راه‌اندازی ERP جدید و فراگیر برای هر واحد تجاری هزینه پایین‌تری دارد.

در شرایطی که دفاتر مرکزی و کارخانه‌های تولیدی شرکت می‌توانند همچنان از ERP تک لایه سنتی برای پیشبرد فرایندهای پیچیده ادامه دهند، واحدهای سازمانی کوچک‌تر (مانند شرکت‌های تابعه، شعب بین‌المللی و استارت‌آپ‌ها) از طراحی ERPهایی که کاربرپسندترند و متناسب با نیازهای آنهاست سود می‌برند.

۶. گرایش به راهکارهای جامع سازمانی بر پایه ابر

شرکت‌های کوچک و بزرگ بجای استفاده از ERP روی زیرساخت سخت‌افزاری اختصاصی (On-Premise) بسوی بکارگیری ERPهای مبتنی بر ابر می‌روند. شرکت بین‌المللی داده (IDC) پیش‌بینی کرده است که بازار ERP ابری از ۳۶ میلیارد دلار در سال ۲۰۲۱ با رشد سالانه ۱۵ درصدی می‌تواند به ۷۳ میلیارد دلار تا سال ۲۰۲۶ توسعه پیدا می‌کند. این رشد، دلایل مختلفی دارد:

• هزینه‌های عملیاتی، جایگزین هزینه‌های سرمایه‌ای قابل توجهی می‌شود که هر سه چهار سال یک‌بار لازم است انجام شود
• دسترسی در لحظه به نرم‌افزار ERP در هر مکان
• امنیت پیشرفته در برابر تهدیدهای سایبری
• سهولت نگهداری و یکپارچه‌سازی‌های بهبود یافته
• امکان استفاده از توان پردازش و قابلیت هوش مصنوعی / یادگیری ماشین مراکز داده ابری
• راهکارهای تجاری به‌روز شده از نظر عملکردی و فنی

روند کنونی نشان می‌دهد بسیاری از شرکت‌ها در حال دور شدن از سیستم‌های ERP محلی (لوکال) و حرکت بسوی راهکارهای مبتنی بر ابر هستند، زیرا ERPهای مبتنی بر ابر، انعطاف‌پذیرتر، مقیاس‌پذیرتر و مقرون‌به‌صرفه‌تر هستند.

افزون بر این، با ادامه گسترش تهدیدهای سایبری، ارائه‌دهندگان ERP، بیشتر به تقویت ویژگی‌های امنیتی توجه می‌کنند. این ویژگی‌ها شامل رمزگذاری داده‌ها، فرایندهای احراز هویت قوی‌تر کاربر و پروتکل‌های امنیتی جدی‌تر است که عمده آنها بر بستر ابر قابل ارائه‌تر هستند. البته انتخاب بین راهکار on-premise و راهکار ابری بسته به نیازهای شرکت‌های مختلف، متفاوت است.

۷. شبیه‌سازی و تجزیه و تحلیل پیشرفته

برپایه گزارش سالیانه روندهای فناوری دیلویت، در سال ۲۰۲۳، با توجه به فراوانی داده‌ها و قابلیت‌های هوش مصنوعی و یادگیری ماشین، اطلاعات تجاری سیستم‌ها از حالت مبتنی بر تجزیه و تحلیل توصیفی (گزارش‌ها و نمودارها) به وضعیت تجزیه و تحلیل پیش‌بینی‌کننده (پیشنهادهای مبتنی بر شبیه‌سازی)، خودکارسازی شناختی (مانند ChatGPT) و هوش‌نمایی (Exponential Intelligence) در حال گذار است.

«خودکارسازی شناختی» سبب می‌شود ERPها بتوانند پاسخ‌هایی شبیه به پاسخ انسان نسبت به پرسش‌های تجاری ارائه کنند و «هوش نمایی» توانایی ارائه تفسیرهایی از داده‌هاست که فراتر از ظرفیت انسان است و با استفاده از هوش مصنوعی، یادگیری ماشین، یادگیری عمیق و کلان‌داده‌ها، ممکن می‌شود.

در این زمینه ERPها، پیشرفت‌های چشمگیری داشته‌اند، آنها تجزیه و تحلیل‌های پیش‌بینی‌کننده را برای چند نوع کاربری ارائه می‌دهند: مواردی مثل پیش‌بینی تقاضا، برنامه‌ریزی تأمین مواد اولیه، تجزیه و تحلیل نگهداری قابل پیش‌بینی، شبیه‌ساز ماشین و فرایند تولید با استفاده از فناوری‌های همزاد دیجیتالی و سرانجام، پیش‌بینی جریان نقدینگی از جمله این‌هاست.

۸. هاپیر اتوماسیون

در طول همه‌گیری کرونا، نیاز شرکت‌ها به استفاده از اتوماسیون افزایش یافت، زیرا شرکت‌ها سعی کردند همه چیز را تا حد امکان خودکار، ایمن و کارآمد بسازند. هایپراتوماسیون؛ با استفاده از هوش مصنوعی، یادگیری ماشینی و اتوماسیون فرایند روباتیک (RPA) تا آنجا که می‌تواند فرایندها را خودکار می‌کند. شاید بتوانیم بگوییم که امروزه هایپراتوماسیون اجتناب‌ناپذیر و هر چیزی که می‌تواند و باید خودکار شود، خودکار خواهد شد.

مزایای تجاری هایپراتوماسیون بسیار زیاد است. گارتنر پیش‌بینی می‌کند که سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از هوش مصنوعی، یادگیری ماشینی و RPA برای خودکارسازی فرایندهایی که در گذشته «قابلیت خودکار» نبودند، هزینه‌ها را تا ۳۰ درصد طی سه سال آینده کاهش دهند.

افزون فرایندهای اتوماسیون‌های جدید، شرکت‌ها می‌توانند فرایندهای خودکار قبلی را در سیستم‌های ERP خود بهبود ببخشند و سرعت و کارایی جدیدی از یک سر به سر دیگر کسب‌وکار به‌دست آورند. با گسترش و پیشرفته‌تر شدن اتوماسیون، شرکت‌ها همچنین بهتر می‌توانند نسبت به مدیریت کارکنان خود بپردازند و از سرمایه انسانی خود در بخش‌هایی که ارزش افزوده بیشتری فراهم دارد، استفاده کنند.

۹. شخصی‌سازی (Personalization)

امکان شخصی‌سازی بیشتر در نرم افزارهای راهکار جامع سازمانی، بیشتر و بهتر می‌شوند. شخصی‌سازی نباید با پیکربندی اشتباه گرفته شود که معمولاً شامل موارد اساسی مانند زبان، واحد پول و مناطق زمانی تنظیم شده است. شخصی‌سازی بیشتر در مورد تنظیم نرم افزار بر اساس نیازهای یک کاربر خاص است، تا باعث شود به بهترین شکل ممکن کار کند.

با شخصی‌سازی، سیستم‌ها با نیازمندی‌های هر فرد سازگارتر خواهند بود. می‌تواند الگوها، اولویت‌ها و سبک‌های کار را بیاموزد و حتی کاربران را به میانبرهایی مؤثرتر را در اختیار کاربر قراردهد و سریع‌تر با نرم افزار تطبیق پیدا کنند.

۱۰. راهکارهای جامع سازمانی ترکیب‌پذیر (Composable ERP)

با راهکارهای جامع ترکیب پذیر، امکان پاسخ‌گویی سریع‌تر و موثرتری در مواجهه با فرصت‌ها، چالش‌ها و تهدیدهای جدید وجود خواهند داشت. در این روش شما امکان اتخاذ تصمیمات بسیار سریعی را تغییر شرایط خواهید داشت.

بعنوان مثال، اگر تقاضا در یکی از شهرها افزایش یابد و یا مشتریان بیشتر از محصول B، محصول A را بخواهند، راهکارهای جامع ترکیبی این امکان را فراهم می‌کند که به سرعت مواد لازم را تهیه و خریداری کند، برنامه تولید را تغییر دهید، نیروی کار را جابه‌جا کنید، و در نهایت برنامه بهتری برای تولید تعداد بیشتری از محصول مهم‌تر داشته باشید و در نهایت محصول مورد تقاضا را به جایی که باید، ارسال کنید. این به سازمان‌ها سطح بی‌سابقه‌ای از چابکی می‌دهد – نوعی چابکی که برای پیشرفت در شرایط بسیار متغیر لازم است.

۱۱. ERP مشارکتی (Collaborative ERP)

اکثر شرکت‌ها امروزه با حداقل با یکی از نرم افزارهای ERP همکاری می‌کنند. همکاری شرکت‌های مختلف برای استفاده از نرم‌افزارهای مختلف در آینده‌ای نزدیک بسیار محتمل است. به عنوان مثال، امروزه برای ارسال اطلاعات موجود در ERP با یکی از همکاران خود و یا شرکای تجاری، مجبور هستید تا از نرم افزارهای ارتباطی مانند اسکایپ و یا سایر پیام رسان ها استفاده نمائید. اما با ایجاد مشارکت در تأمین کنندگان مختلف نرم افزاری، می‌توان به صورت خودکار و در لحظه اطلاعات مورد نیاز را به صورت پیام برای ذینفعان ارسال کرد.

سخن پایانی

به نظر می‌رسد ERPها در سال‌های آینده با تمرکز بر ویژگی‌هایی همچون انعطاف‌پذیری، کارایی، اثربخشی و امنیت به تکامل و بهبود خود ادامه خواهند داد. واقعیت این است که هر سال، ERPها پیشرفت می‌کنند و فرایندهای کسب‌وکار را تغییر می‌دهند. با این حال، داشتن شریک تجاری و راهکار مناسب برای برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت، میان‌مدت و حتی بلندمدت کسب‌وکارها برای ایجاد ارتباط مابین IT و سایر صنایع، بسیار مهم است.

منبع فناپ